Làm việc nhanh hơn với Microsoft Outlook

Tương tự như những ứng dụng khác trong bộ Microsoft Office, Microsoft Outlook cũng có những phím tắt để người dùng thực hiện nhanh các thao tác xử lý email mà không cần phải dùng chuột, nhất là những thao tác hay dùng.

Bấm Ctrl + R để trả lời (reply) email, Alt + W để chuyển tiếp (foward) email, Alt + G gửi (send)... là 3 trong số những tổ hợp phím tắt được nhiều người sử dụng hàng ngày trên Microsoft Outlook. Ngoài ra, bạn có thể xem thêm những tổ hợp phím tắt khác trên trang web http://goo.gl/sJBJNm.

Đặc biệt, khi sử dụng Microsoft Outlook ở dạng thẻ (tab), bạn có thể chuyển nhanh sang tab khác (nằm ở bảng điều hướng bên trái) bằng cách bấm giữ phím Ctrl rồi bấm phím số tương ứng với số thứ tự của tab; chẳng hạn, bạn bấm Ctrl + 3 để mở thẻ lưu danh bạ (contact) đang nằm ở tab 3.

 

QuickSteps là một trong những tính năng được Microsoft bổ sung từ phiên bản Outlook 2010 để người dùng thiết lập một nút bấm cho tất cả các thao tác hay dùng. Chẳng hạn, bạn có thể thiết lập một nút bấm tên là “Đánh dấu quan trọng” để di chuyển email vào thư mục ưu tiên rồi gắn thẻ quan trọng cho nó.

Từ tab Home, bạn có thể dễ dàng thấy phần Quick Steps với một vài nút bấm được cài đặt sẵn, tuy nhiên hầu hết chúng

chỉ thực hiện một thao tác. Để quản lý các Quick Steps hiện có, bạn bấm chuột vào mũi tên xổ xuống và chọn Manage Quick Steps. Trong cửa sổ hiện ra, bạn chọn: Modify để sửa lại một Quick Step mặc định, Delete để xóa, hoặc New để tạo cái mới...

Chẳng hạn, bạn muốn tạo nút bấm nhanh để đưa 1 email vào danh sách ưu tiên đọc và xử lý (tạm gọi là email quan trọng). “Email quan trọng” sẽ thực hiện 4 thao tác, đầu tiên là di chuyển email vào thư mục ưu tiên, gán cho nó thẻ Urgent (khẩn cấp), sau đó gắn cờ (flag) cho email và cuối cùng là đánh dấu email đó về trạng thái chưa đọc. Các thông số sẽ được thiết lập như hình, tất nhiên bạn có thể thêm một vài thao tác nữa bằng cách bấm Add Action. Outlook cũng cho phép bạn gắn thêm tổ hợp phím tắt cho QuickStep, bằng cách bấm vào ô Shortcut Key.

 

Khi đang làm việc hăng say, bạn có thể bị mất tập trung khi thấy thông báo có mail mới. Bạn có thể tắt hoàn toàn tính năng thông báo mail, nhưng có thể sẽ bị lỡ nhịp với những email quan trọng. Outlook cho phép bạn lọc ra những địa chỉ quan trọng và chỉ thông báo cho bạn khi có email từ họ.

Trước hết, bạn vào File > Options > Mail, bỏ chọn ở ô Display a Desktop Alert và bấm nút OK, việc này sẽ tắt tính năng thông báo mail (notifications). Quay trở lại cửa sổ Outlook, bạn bấm chuột phải vào mỗi email từ người gửi quan trọng (mà bạn muốn nhận thông báo khi có mail từ địa chỉ đó), rồi chọn Rules > Create Rule, đánh dấu vào ô Display in the New Item Alert Window. Về cơ bản, chỉ cần như vậy là bạn đã hoàn thành việc thiết lập nhận thông báo từ các địa chỉ quan trọng. Tuy nhiên, nếu cảm thấy chưa đủ, bạn có thể khám phá thêm trong phần Advanced Options.

 

Thông thường, các email được gửi cho nhiều người thường là những mẫu quảng cáo, thông báo, tin tức... Nếu không muốn những thứ này lọt vào hộp thư và lẫn với các email quan trọng, thì bạn có thể tạo một ngăn riêng để chứa chúng. Giải pháp là tạo một Rule (như đã nêu trên) để lọc tất cả các email có nhiều địa chỉ, trong đó có địa chỉ của bạn trong phần cc và bcc.

Bạn chọn Rules > New Rules, sau đó click vào Advanced Options. Trong hộp thoại Rules Wizard, chọn where my name is not in the To box và move it to the specified folder trong hộp thoại tiếp theo.

 

Nếu bạn có những email thường đọc, chẳng hạn email từ sếp hoặc khách hàng, thì search folders có thể là giải pháp tiết kiệm khoảng thời gian tìm trong Inbox. Search folders là thư mục ảo có thể lưu các mail theo bộ lọc của bạn để sử dụng về sau.

Bạn bấm vào Search Folders trong bảng bên trái, chọn New Search Folder, rồi thiết lập các thông số cho phù hợp nhu cầu sử dụng của mình. Bạn có thể chọn các bộ lọc có sẵn, hoặc chọn Create a custom Search Folder để tạo một bộ lọc mới.