Rules Outlook và cách thiết lập rules cho mail outlook

Ngày Đăng: 14/06/2023

Rules outlook là gì?

Rules trong Outlook là một tính năng cho phép người dùng tự động xử lý và quản lý các email đến trong hộp thư của mình. Với Rules, bạn có thể thiết lập các quy tắc để Outlook tự động thực hiện một loạt các hành động trên các email dựa trên các tiêu chí cụ thể.

Ví dụ, bạn có thể tạo một Rule để di chuyển tất cả các email từ một người cụ thể vào một thư mục riêng, hoặc đánh dấu các email có từ khóa nhất định, hoặc tự động chuyển các email quan trọng vào hộp thư ưu tiên. Các quy tắc có thể được thiết lập dựa trên nhiều tiêu chí như người gửi, tiêu đề, nội dung, đính kèm, và nhiều hơn nữa.

Khi một email mới đến, Outlook sẽ kiểm tra các quy tắc được thiết lập và áp dụng các hành động tương ứng với quy tắc đó. Điều này giúp bạn tổ chức và xử lý email một cách tự động và hiệu quả, giảm thiểu thời gian và công sức cần thiết để quản lý hộp thư đến của mình.

Hướng dẫn tạo rule cho Microsoft Outlook

Để tạo một rule trong Outlook, bạn có thể làm theo các bước sau:

Bước 1. Mở Outlook và điều hướng đến tab "File" ở góc trên cùng bên trái của cửa sổ.

Bước 2. Chọn "Manage Rules & Alerts" (trong Outlook 2010 trở lên) hoặc " Rules and Alerts" (trong Outlook 2007).

Bước 3. Trong hộp thoại "Rules and Alerts" hoặc "New Rule", chọn "Rules" (Outlook 2010 trở lên) hoặc "Quy tắc" (Outlook 2007).

Bước 4. Trong hộp thoại "Rules Wizard", bạn có thể chọn từ các mẫu quy tắc có sẵn hoặc tạo quy tắc tùy chỉnh bằng cách chọn "Start from a blank rule".

Bước 5. Đặt điều kiện cho quy tắc bằng cách chọn các tiêu chí như người gửi, tiêu đề, từ khóa, hoặc các thuộc tính khác của email.

Bước 6. Chọn các hành động bạn muốn áp dụng cho email khi các điều kiện được đáp ứng, ví dụ như di chuyển vào một thư mục cụ thể, đánh dấu, xóa, chuyển tiếp, trả lời tự động,…

Bước 7. Tùy chọn, bạn cũng có thể áp dụng quy tắc này cho các email hiện có trong hộp thư của bạn bằng cách chọn "Run this rule on messages already in the current folder".

Bước 8. Đặt tên cho quy tắc và chọn các tùy chọn bổ sung như áp dụng quy tắc này cho các email đến hoặc đi, hoặc chỉ áp dụng quy tắc này cho một khoảng thời gian cụ thể.

Bước 9. Nhấp vào "OK" để tạo rules và áp dụng nó vào hộp thư của bạn.

Bước 10. Sau khi tạo xong, đảm bảo chọn hộp kiểm " Run this rule now on messages already in Inbox " nếu bạn muốn áp dụng quy tắc cho các email hiện có ngay lập tức. (Xin lưu ý rằng bước 11 là tùy chọn và chỉ cần chọn nếu bạn muốn quy tắc được áp dụng cho các email hiện có ngay lập tức. Nếu bạn không chọn, quy tắc sẽ chỉ được áp dụng cho các email mới được nhận.)

Bước 11. Nhấp vào "Finish" để hoàn thành quy tắc.

Sau khi tạo quy tắc, Outlook sẽ tự động áp dụng nó cho các email mới phù hợp với điều kiện đã đặt. Bạn cũng có thể quay lại "Manage Rules & Alerts" hoặc "Rules & Alerts" để chỉnh sửa, tắt hoặc xóa quy tắc đã tạo trước đó.

Lợi ích khi sử dụng Rule trong Outlook

Rule trong Outlook có thể giúp người dùng tiết kiệm thời gian và tổ chức công việc hàng ngày. Dưới đây là một số cách mà quy tắc có thể hỗ trợ người dùng Outlook:

Tổ chức hộp thư

Bằng cách sử dụng Rule, bạn có thể tự động di chuyển các email đến các thư mục cụ thể, giúp bạn tổ chức hộp thư và dễ dàng tìm kiếm thông tin.

Điều hướng email

Bạn có thể thiết lập Rule để tự động chuyển tiếp email từ một người cụ thể hoặc với từ khóa nhất định đến một người khác hoặc một nhóm người. Điều này giúp bạn quản lý email một cách hiệu quả và đảm bảo rằng các tin nhắn được gửi đến đúng người.

Đánh dấu và phân loại

Sử dụng Rule, bạn có thể tự động đánh dấu các email theo màu sắc hoặc gán nhãn để dễ dàng phân biệt và ưu tiên xử lý. Điều này giúp bạn nhanh chóng nhận biết các email quan trọng hoặc cần ưu tiên.

Trả lời tự động

Với Rule, bạn có thể thiết lập trả lời tự động cho email đến trong khoảng thời gian nghỉ ngơi hoặc khi bạn không có thể truy cập vào hộp thư. Điều này giúp thông báo cho người gửi rằng bạn không có sẵn và sẽ trả lời sau.

Lọc spam và email không mong muốn

Rule cũng có thể được sử dụng để tự động di chuyển các email spam hoặc không mong muốn vào thư mục "Junk" hoặc xóa chúng. Điều này giúp bạn giảm tiếp nhận các email không cần thiết và tập trung vào các tin nhắn quan trọng.

Tóm lại, Rule trong Outlook giúp người dùng tự động hóa các hoạt động hàng ngày, tổ chức hộp thư, tăng hiệu suất làm việc và giảm thời gian xử lý email.

Mọi thắc mắc bạn có thể liên hệ trung tâm sửa chữa máy tính Saigon Computer qua số Hotline: 098 234 2030 để được hỗ trợ. 

Ngày Cập Nhật: 14/06/2023

Nguồn: SGC - Tác Giả: Admin